初めての幹事様も安心！
企業の周年記念パーティー成功のための「準備・進行・記念品」完全ガイド

1. まず決めるべき最重要項目：「日程」と「招待範囲」

周年記念パーティーの準備で最初に取り組むべきなのが、
「いつ開催するか（日程）」と「誰を招待するか（招待範囲）」を決めることです。
この2つが決まらなければ、会場の予約や演出内容、招待状の準備なども進められません。
早い段階で方向性を固めることが、成功の第一歩となります。

【日程決め】創立記念日を基準に、柔軟に設定を

最も理想的なのは、創立記念日当日に開催することです。
ただし、記念日が業務に支障が出る場合や、会場の空きがない場合もあるでしょう。
その場合は、無理に日付にこだわらず、
「創立記念日のある月」や「週末の近い日程」を候補にするのがおすすめです。
特に大規模なパーティーでは、会場の予約や演出準備に数か月単位のリードタイムが必要になるため、
少なくとも3〜6か月前には日程を確定しておくのが理想です。

【招待範囲】目的に合わせて「誰を呼ぶか」を明確に

周年記念パーティーの目的によって、招待する範囲は大きく変わります。
まずは、開催の主旨を整理した上で、以下のようなカテゴリから招待対象を検討しましょう。

• 社員のみ：社内の結束を高めたい場合
• 社員とその家族：社員への感謝やご家族への労いを込めたい場合
• 取引先・関係者：社外への感謝を伝え、信頼関係を強化したい場合
• OB・OG：企業の歴史や成長を共有し、一体感を生みたい場合

招待範囲が確定したら、早めに出欠確認を開始することが重要です。
人数が確定することで、会場のキャパシティ・料理・記念品の数などをスムーズに決定できます。

2. パーティーの骨格づくり：「会場手配」と「タスクの洗い出し」

日程とおおよその参加人数が決まったら、次のステップは会場の手配です。
周年記念パーティーは、会社の“顔”としての印象を左右する大切なイベント。
そのため、会場選びは準備工程の中でも最も重要なポイントのひとつです。

ホテルの宴会場や専門のパーティー会場が一般的です。
特に人気の高い日程（週末・大安・周年月など）は早く埋まりやすいため、
日程決定後すぐに会場探しを始めましょう。

会場を選ぶ際は、次のポイントを意識しましょう：

• 収容人数：招待範囲に見合う広さが確保できるか
• アクセス：駅や主要交通機関からの利便性
• 雰囲気・格調：企業のイメージにふさわしい高級感や清潔感があるか
• 設備面：音響・映像・ステージなど演出に必要な機材が揃っているか
• 控室の有無：必要に応じて、来賓や幹事チーム用の控室が用意できるか

会場手配と並行して、パーティー当日までに準備すべきアイテムやタスクをリストアップしましょう。
早めに洗い出しておくことで、抜け漏れを防ぎ、進行もスムーズになります。

【準備するもの（一例）】

飾花（卓上花・壺花）
　空間を華やかに彩り、祝賀ムードを高めます。
　企業カラーを取り入れると統一感が出ます。

吊看板・バックパネル
　会場入口やステージに設置する“パーティーの顔”。
　企業ロゴや「〇周年記念」などの正式名称を明記し、写真映えするデザインを意識しましょう。

企業の歩みVTR（記念映像）
　創業から現在までの軌跡を振り返る映像は、来場者の心を動かす定番演出です。
　ナレーションや写真、社員インタビューを交えるとより印象的になります。
　また映像でなくとも、受付付近や会場内にパネルとして並べるのも、
　開始前や懇談中にゆっくりとご覧いただける演出となりますのでおススメです。

記念品（ギフト）
　参加者への感謝を伝える品として欠かせません。
　（※選び方のコツは後述します）

来賓用胸章・リボン
　ご来賓の方に着用していただくもので、格式を演出します。

3. 当日の流れをシミュレーション：「進行」の組み立て方

周年記念パーティー当日は、スムーズな進行（タイムスケジュール管理）が成功のカギを握ります。
幹事として、進行の全体像をあらかじめシミュレーションしておくことで、トラブルを防ぎ、参加者にとって心地よい時間を提供できます。

パーティーの雰囲気を「厳かな式典スタイル」にするのか、
「和やかなアットホームスタイル」にするのか、コンセプトに合わせて進行を組み立てましょう。

【基本的な進行例】

• 開会宣言
  司会または幹事代表が開会を宣言し、会のスタートを告げます。
• 役員挨拶
  社長・会長などの代表者が挨拶を行い、これまでの感謝と今後の展望を伝えます。
• 来賓挨拶
  主賓となる取引先や関係者から祝辞をいただきます。招待状送付時に依頼しておくのがポイントです。
• 乾杯
  来賓の方に発声をお願いするのが一般的。日本酒での「鏡開き」やシャンパンタワーなども、節目を祝う人気演出です。
• 懇談（食事・歓談）
  参加者同士の交流の時間。ここで「企業の歩みVTR」を上映すると、自然に感動が生まれます。BGMにもこだわると雰囲気が一層高まります。
• 感謝の言葉・中締め
  実行委員長や役員から、出席者への感謝を伝える挨拶を行います。記念品の配布もこのタイミングがおすすめです。
• 閉会
  司会が閉会を宣言し、次回の展望や今後の抱負を添えて締めくくります。

【進行を成功させるポイント】

• 事前リハーサルは必須：司会進行、映像、照明、音響のタイミングを必ず確認しましょう。
• 想定外への備え：来賓の到着遅れや映像トラブルに備え、予備プラン（予備スピーチ・BGM）を用意。
• 時間配分を明確に：全体で90〜120分を目安に、各セクションの所要時間を設定します。

進行表はタイムテーブル形式（分単位）で一覧化し、司会者・音響スタッフ・会場担当者などと共有しておくと安心です。
当日は慌ただしくなるため、印刷した進行表を複数枚用意しておくのもおすすめです。

4. センスが光る！周年記念パーティーの「記念品」選びのヒント

パーティーの最後にお渡しする記念品（ノベルティ）は、参加者の記憶に残る“余韻のプレゼント”です。
単なるお土産ではなく、企業のイメージアップやブランディングにも直結する重要なアイテム。
「センスが良い」と思われる記念品を選ぶことで、イベント全体の印象がグッと高まります。

【おすすめの記念品の傾向】

記念品選びでは、「実用性」と「特別感」のバランスを意識することが大切です。
ここでは、実際に人気の高い記念品ジャンルを紹介します。

■ 日常生活で使える実用的なアイテムは、幅広い年代の方に喜ばれます。
企業カラーをさりげなく取り入れたデザインにすることで、宣伝色を抑えつつ上品な印象を与えられます。

• 高品質なボールペン・万年筆
• タンブラー・マグカップ
• ハンドタオル・エコバッグ

■ 食べてなくなる“消えもの”も、持ち帰りやすく人気の高い記念品です。
特に取引先や来賓が多いパーティーでは、「万人受けする上質な食品ギフト」が最適です。

• 有名店の焼き菓子・チョコレート・紅茶
• 産地直送のこだわり食品・飲料ギフト
• コーヒー豆・ドリップパックのセット

【オリジナリティを出すには】

記念品に企業らしさを取り入れると、印象に残る特別なギフトになります。

• コーポレートカラーを取り入れたデザイン
• ロゴやスローガンを控えめに入れる
• 周年ロゴやスローガンを印刷した限定パッケージ
• メッセージカードを添えて感謝を伝える

ただし、ロゴを大きく入れすぎると「使いづらい」「広告っぽい」と感じられることもあるため、
“さりげないブランディング”がポイントです。

それでも記念品選びに迷った時は、会場側で提案してくれる事もありますので、相談してみましょう。