スマートな幹事さんシリーズ　Vol.2
夏の宴会を成功に導く幹事のコツ
～暑気払い・納涼会の準備から運営まで～

1. 夏の宴会の種類と目的を理解する

■ 暑気払いとは

暑気払い（しょきばらい）とは、夏の厳しい暑さを乗り切るために行う伝統的な風習・行事です。
もともとは漢方医学の考え方に基づき、体内の暑気を払うために冷たい食べ物や飲み物を摂る習慣から生まれました。現代では、夏の暑さに負けないよう、職場の仲間と一緒に英気を養う意味合いが強くなっています。

■ 納涼会の特徴

納涼会（のうりょうかい）とは、「涼を納める」という言葉の通り、夏の暑さを忘れ、涼しさを楽しむことを目的とした会です。屋外でのビアガーデンや川床料理など、夏らしい涼感のある会場選びが重要になります。

■ 夏の宴会の開催時期

一般的に夏の宴会（暑気払い・納涼会）は、6月下旬から8月上旬にかけて多く開催されます。
特に7月は暑気払いのピークシーズンとなるため、会場予約は早めの対応が必要です。

2. 夏の宴会幹事が押さえるべき基本のコツ

■ 早めの会場確保が成功の鍵

夏の宴会シーズンは需要が集中するため、理想的な会場を確保するには2～3ヶ月前からの準備が必要です。特に人気の高いビアガーデンや川床のある会場は、4月頃から予約が埋まり始めます。

会場選びのポイント：

• 空調設備が充実している
• アクセスが良好（駅近、送迎バス有無）
• 夏らしいメニューが充実している
• 屋外の場合は雨天時の対応策がある

■ 夏特有の体調管理への配慮

暑い季節の宴会では、参加者の体調管理により一層の注意が必要です。

具体的な配慮事項：

• 冷房の効いた会場選び
  柔軟な温度調整の対応も大切、宴会中盤以降の冷え過ぎには注意
• アルコール度数の調整（軽めのビールやハイボール中心）
• 水分補給のためのノンアルコール飲料の充実
• 食事メニューでの夏バテ対策（さっぱりした料理、スタミナ料理のバランス）

■ 参加者のスケジュール調整のコツ

夏は夏季休暇や家族旅行など、プライベートな予定が入りやすい時期です。

効果的な日程調整方法：

• 早めの日程候補提示（遅くとも1ヶ月前）
• 複数候補日の提案
• 平日夜よりも金曜日の夕方開始を検討
• 夏季休暇前の調整可能な時期を狙う

3. 夏の宴会で喜ばれる企画・演出アイデア

■ 涼を感じる演出

夏の宴会では、視覚的・体感的に涼しさを演出することも重要です。

おすすめの演出：

• かき氷やソフトクリームのデザートビュッフェ
• 夏祭り風の装飾（うちわ、風鈴、笹飾り）
• 冷たいおしぼりのサービス
• 浴衣での参加を推奨（カジュアルな場合）

■ 夏ならではのゲーム・余興

参加型企画例：

• スイカ割り大会
• 夏の思い出フォトコンテスト
• 暑さに関するクイズ大会
• 冷たいものの当てっこゲーム

■ 記念品・プレゼント選び

夏の宴会にふさわしい実用的な記念品を選ぶことで、参加者の満足度が向上します。

人気の記念品：

• オリジナルうちわ
• 冷却タオル・ネッククーラー
• 入浴剤セット
• 夏限定のお菓子詰め合わせ

4.トラブル回避のための注意点

■ 食中毒対策の徹底

夏場は食中毒のリスクが高まるため、会場選びでは衛生管理体制の確認が不可欠です。

確認すべき項目：

• 厨房の衛生管理体制
• 食材の保存方法・温度管理
• 提供までの時間管理
• アレルギー対応の可否

■ 熱中症対策

屋外での納涼会や、冷房設備が不十分な会場では熱中症のリスクがあります。

予防策：

• 会場の温度・湿度事前確認
• 水分補給の呼びかけ
• 体調不良者への迅速な対応体制
• 救急セットの準備

■ 天候不良時の対応準備

夏は急な雷雨やゲリラ豪雨のリスクがあります。

対策例：

• 室内会場の確保または屋根付き会場選び
• 雨天時の代替プラン準備
• 参加者への事前連絡体制整備
• 複数のアクセス方法を事前に共有するなど交通機関の乱れに対する情報共有

5. 芝パークホテルでの夏の宴会がおすすめな理由

芝パークホテルは、暑気払い・納涼会といった夏の宴会開催において、数多くのメリットがあります。

■ 充実した空調設備

伝統ある老舗ホテルならではの快適な環境で、暑い夏でも参加者全員が心地よく過ごせます。
アカデミックな雰囲気の会場は、格式を重んじる企業の暑気払いにも最適です。

■ 屋内会場だから安心

芝パークホテルの宴会場はすべて屋内型のため、急な天候の変化やゲリラ豪雨の影響を受けることなく、予定通りに開催できます。特に夏場は天気の急変リスクが高まるため、屋外会場と比較して大きな安心感があります。

■ 経験豊富なスタッフによるサポート

夏の宴会特有の課題についても、経験豊富なスタッフが的確にアドバイス。食中毒対策や体調管理への配慮など、安心して任せられるサービス体制が整っています。

■ アクセスの良さ

都心部に位置し、参加者の移動負担を軽減。夏の暑さの中での移動時間を最小限に抑えられることは、参加者の満足度向上に直結します。
芝パークホテルはJR以外にも地下鉄大江戸線・三田線・モノレール・路線バス・タクシーなど豊富なアクセス手段がございます。
浜松町駅方面からは地下通路を利用してホテル近くまでスムーズに来ることも可能です。
地下鉄大門駅のA6出口を目指してください。

6. 夏の宴会成功のためのチェックリスト

開催2～3ヶ月前

• 開催日程の候補選定
• 予算の設定・承認取得
• 会場の下見・仮予約
• 参加予定者への日程確認
• 会場の本予約・契約

開催1ヶ月前

• 参加者への正式案内送付
• メニューの最終確認
• 企画・余興の準備開始

開催1週間前

• 最終参加人数の確定
• 会場への人数・アレルギー情報の連絡
• 当日の役割分担確認
• 緊急連絡網の整備

開催前日

• 天気予報の最終確認
• 必要な備品の準備確認
• 参加者への最終案内
• 当日のタイムスケジュール確認