スマートな幹事さんVol.3　事前に下見に行きましょう。百聞は一見に如かず

下見のメリット

宴会や会合の会場下見には多くのメリットがあります。
特に会場を選ぶ段階では、以下のポイントを押さえることが成功への近道です。

リアルな会場感覚の把握：
写真やパンフレットでは分からない実際の広さ感、天井の高さ、音の響き方を直接体感できます。
特に宴会や会合では、参加予定人数に対して本当に適切な広さかどうかを見極めることが重要です。
これは実際に会場に立ってみなければ判断できないポイントです。

設備の実用性確認：
音響機器やプロジェクター、照明などの設備は、実際に操作してみることで初めて使い勝手が分かります。下見の際に当日のプレゼンテーションや進行をイメージしながら動作確認を行うことで、
予期せぬトラブルを防ぎ、スムーズな進行を実現できます。

スタッフとの相性判断：
宴会の成功はスタッフとの連携にかかっています。下見時のスタッフの対応や説明の丁寧さを通じて、当日のサポート体制や相性を見極めることが可能です。
事前に信頼できるスタッフと出会えることで、当日の進行も安心して任せられます。

複数会場の比較検討：
同じ条件で複数の宴会会場を下見することで、それぞれの特徴や違いを客観的に比較できます。
立地、広さ、設備、スタッフ対応などを同じ基準で見比べることで、目的や予算に最も合った最適な会場を選択できます。

会場決定前の下見で賢く宴会会場を選ぶ

会場が決まる前の段階での下見は、特に重要な意味を持ちます。
この時期の下見では以下の観点で各会場を評価し、最適な会場を見極めましょう。

用途との適合性を確認：
歓送迎会、忘年会、セミナー、記念式典など、目的によって最適な会場は異なります。
フォーマルさが求められるのか、それともカジュアルな雰囲気が良いのかをを見極めます。

参加者層への配慮：
年齢層、性別、職位などを考慮し、参加者全員が快適に過ごせる環境かを確認します。特にアクセシビリティへの配慮は重要です。

予算との兼ね合い：
会場費だけでなく、付帯設備の利用料金、サービス料、追加オプションなどを含めた総額を把握し、予算内に収まるか検討します。

日程との調整：
希望日時での空き状況や、代替日程の提案が可能かどうかも重要な判断材料です。

契約条件の確認：
キャンセル料の発生タイミングや料金体系、変更可能な期限などを事前にチェックしましょう。
急な人数変更や日程変更が必要になった場合の対応方針を事前に把握しておくことで、安心して会場を選択できます。

下見は事前予約が必須

効果的な宴会場の下見を行うには、事前予約が必要です。
突然の訪問では十分な時間を取ってもらえないどころか、肝心の会場さえ見られない事も。
予約時には以下を伝えましょう。

• 宴会の目的と規模（歓送迎会、忘年会、セミナーなど／想定人数）
• 検討している日程（第一希望と予備日）
• 特別な要望やこだわり（食事内容、演出、装飾など）
• 他会場との比較検討中であること
• 実際手に取って確認したい機材
• 下見の希望日時候補と、訪問人数（第3候補くらいまで挙げるのが理想です）
  さらに上をいく幹事さんの場合・・・希望の形式を伝え、それに近いレイアウトを設営している日をピンポイントで狙って下見をすれば、当日のイメージが格段に湧いてきます。

これらの情報を事前に共有することで、会場側も最適なプランを提案しやすくなり、下見の時間を最大限有効活用できます。

下見時のチェックポイント

空間の評価：
収容人数に対する適切さ、レイアウトの柔軟性、天井高による開放感、自然光の入り方などを確認します。

機能面の検証：
音響設備の音質、映像設備の鮮明さ、照明の調整範囲、空調の効き具合、Wi-Fi環境などを実際にテストします。

食事対応の確認：
参加者の多様なニーズに対応できるかも重要なチェックポイントです。ハラール対応、ヴィーガン対応、アレルギー対応など特別食への対応範囲を事前に確認しましょう。さらに、食品ロス削減の取り組みや、余った料理の持ち帰り対応の有無なども、現代の社会的配慮として重要な確認事項です。

建物内の各施設と会場との位置関係：
トイレ、クローク、喫煙所、待ち合わせスペースなどの場所も確認しましょう。

安全・衛生面の確認：
非常口の位置、車椅子でのアクセス、会場の清潔感、感染症対策の実施状況をチェックします。

下見の理想的なタイミング

宴会や会合の会場下見は、開催が決まったタイミングで。遅くとも開催予定日の2〜3ヶ月前に行うのが理想的です。
この時期であれば複数の会場を比較検討する十分な時間があり、気に入った会場がすでに満室の場合でも、代替案を検討できます。また平日と週末、昼と夜など異なる時間帯で見学できれば、会場の雰囲気や混雑状況、外光や照明の印象などをより正確に把握できます。

会場だけでなく周辺や街の雰囲気

会場周辺の環境も選択の重要な要素です。参加者が快適にアクセスできるか、前後の時間を有効活用できるかを確認しましょう。治安の良さ、周辺の賑わい、景観の美しさなども、立地は参加者の満足度に影響します。また雨天時の対策として、屋根のある通路や地下通路の有無も確認しておくと安心です。

周辺二次会場

二次会も考慮に入れた会場選びが重要です。徒歩圏内に多様な飲食店があるか、予算帯や雰囲気の異なる選択肢があるかを確認しましょう。参加者の年齢層や好みに応じて居酒屋からおしゃれなバーまで、複数のパターンを想定しておくことで当日の流れがスムーズになり、全体の満足度も高まります。

アクセスのチェックも忘れずに

交通利便性は会場選択の決定的要因の一つです。主要駅からの距離と所要時間、利用可能な路線数、終電時間、タクシーの捕まえやすさなどを実際に体験して確認しましょう。遠方からの参加者がいる場合は、空港や新幹線からのアクセスも重要です。また、車利用者のための駐車場確保も忘れずに確認します。

当ホテル（芝パークホテル）のここも見て

芝パークホテルを下見される際に、ぜひご覧いただきたいポイントをご紹介します。

1. ライブラリー

上品で静かな雰囲気のライブラリーは、当ホテルの大きな特色の一つです。宴会前の待ち時間や会議の合間のちょっとした休憩時間にはリラックスできる場としてご活用ください。また、早めに到着された参加者も開宴時間まで快適にお過ごしいただけます。豊富な書籍に囲まれた空間は、企業の記念行事や文化的イベントに上質な彩りを添えます。

2. ロビー

格調高いロビーは、参加者をお迎えする「顔」となる空間です。到着時の第一印象から宴会への期待感を高め、お帰りの際にも余韻を残します。落ち着いた空間は自然な歓談の場ともなり、会場選択の際の重要な判断材料となるでしょう。

3. 写真撮影に最適な中央大階段

約7メートルの書棚に囲まれた美しい階段は、当ホテルの象徴的なスポットです。エレガントなデザインと適度な幅により、大人数での集合写真も美しく収まります。歓送迎会や創立記念行事など、記念に残る写真が必要な宴会では、こちらの階段の存在が会場選択の決め手となることも。いつもの整列してかしこまった集合写真とは違った、特別な1枚をお約束します。

4. スタッフの対応や雰囲気

何より重要なのは、私たちスタッフのホスピタリティです。お客様のご要望を丁寧にお聞きし、きめ細やかなサービスを提供する私たちの姿勢を、ぜひ実感してください。疑問点や不安な点があれば、遠慮なくお尋ねください。